Bliv klar til generalforsamling

Generalforsamlingen er gruppens øverste myndighed og jeres mulighed for at få inputs fra gruppens medlemmer til arbejdet i gruppen fremover. Med en veltilrettelagt generalforsamling øger I sandsynligheden for, at det bliver en succes.

KFUM-Spejderne er en demokratisk forening, hvor medlemmerne bestemmer. Det kommer til udtryk på den årlige generalforsamling, hvor gruppens medlemmer mødes, og sætter retningen for gruppen det næste år.

Nedenstående inspiration til tjekliste er tænkt som en hjælp til forløbet op til, under og efter generalforsamlingen – både formelle krav og gode råd, der kan overvejes. Det er vigtigt at sige, at det ikke er en komplet eller gældende guide – tjek altid KFUM-Spejdernes vedtægter.

Før generalforsamlingen

November

• Sæt jer godt ind i vedtægterne omkring generalforsamlingen i KFUM-Spejdernes vedtægter, og tal hvert enkelt punkt igennem og vær skarpe på hvem der gør hvad, ved at fordele de forskellige punkter og ansvarsområder. Fx: 
  • Hvem sender regnskabet til de to revisorer valgt sidste år fået regnskabet?
  • Hvem indkalder og sørger for forplejning?
  • Hvem forbereder og faciliterer punktet om gruppens arbejde fremover?
  • Hvordan skal de to valg afholdes, og skal der forberedes stemmesedler?
• Find en dato for afholdelse – det skal være inden udgangen af februar. Lav gerne en fuld tidslinje, så I ved præcist hvornår hvem gør hvad, fx med udgangspunkt i listen her.
• Når der er styr på formalia, kan I også finde ud af, om I kan tænke ud af boksen og gøre det til en mere levende aften:
  • ‘Aflæggelse af beretning’ behøver ikke være oplæsning fra en tale. Fortæl de gode historier fra spejderarbejdet i løbet og året, fx ved at vise billeder imens eller lad ledere og måske nogle af spejderne fortælle undervejs.
  • ‘Forhandling om gruppens arbejde fremover herunder indkomne forslag og planer for udvikling og vækst’ kan tænkes som et lille løb i mindre grupper der kan give forslag til hvordan I kan arbejde.
• Overvej hvordan I får flest mulige deltagere. Mulighederne er mange, og mange grupper har gode erfaringer med at kombinere generalforsamlingen med denne type af arrangementer eller traditioner fx:
  • Skal generalforsamlingen ligge den dag, hvor de små i forvejen har mødeaften, så der er styr på børnepasningen? Er det denne dag hvor bæverne og ulvene viser de fuglehuse de har bygget eller er det denne dag alle medlemmerne skal have årsstjerner? Skal spejderne bruge tiden imens på at bage pandekager til forældrene til når generalforsamlingen er slut?
• Dan jer et overblik over bestyrelsen: Hvem genopstiller? Hvem fratræder? Hvem er ikke på valg i år? Hvilke roller mangler I?
  • Overvej at tale med mulige kandidater til bestyrelsen allerede inden generalforsamlingen – hvad det indebærer at sidde i bestyrelsen, hvorfor I tror vedkommende kunne have noget at bidrage med og være god til det m.m.

December

• Meld gerne datoen ud allerede nu. Skriv gerne, at de kan glæde sig til at se og høre om årets gode spejderoplevelser. Der skal være noget at glæde sig til.
• Lav og udsend en indbydelse med dagsorden med de punkter som vedtægterne kræver, men som gerne er indbydende til en spændende aften.
• Forbered budget og regnskab, og sørg for at de valgte revisorer kan nå at gennemgå det inden generalforsamlingen.
• Overvej at have ideer til hvem der kan være dirigent og referent, og spørge om du må foreslå dem på dagen. 
  • Disse to roller skal vælges af generalforsamlingen, men det kan være en god ide at have nogen i baghånden, som også er forberedt – fx helt lavpraktisk ved at den mulige referent har en computer med eller den mulige dirigent har sat sig ind i vedtægterne. 
  • Ønsker I en fra distriktsstaben som dirigent, er I velkommen til at kontakte os, da vi meget gerne hjælper med det.

Januar

• Udsend den officielle indkaldelse til alle stemmeberettigede til generalforsamlingen SENEST 14 dage før selve generalforsamlingen, fx via Medlemsservice med relevante bilag, fx regnskab og budget, så deltagerne kan forberede sig hjemmefra.
  • Mind gerne medlemmerne om, at de kan indsende forslag til punkter på dagsordenen.
• Endelig forberedelse af fx beretning og forhandling om gruppens fremtidige arbejde.

Februar

• Praktisk forberedelse
  • Styr på teknik, forplejning præsentationer, tidsplan og folk til at tage imod i døren?

Under generalforsamlingen

• Sørg for at overholde formalia og de angivne punkter i vedtægterne tæt og bogstavligt, så der ikke kan stilles tvivl ved jeres valg eller regnskab. 
  • Eksempelvis skal der afholdes valg til gruppeleder, selvom den nuværende gruppeleder ønsker at fortsætte og der ikke er andre kandidater, ligesom der i de valgte medlemmer af bestyrelsen ikke må være et flertal bestående af ledere osv.
• Aftal et første møde med den nyvalgte bestyrelse inden I går hjem.

Efter generalforsamlingen

• Konstituer jer på førstkommende møde med en bestyrelsesformand, kasserer og sekretær – bestyrelsesformanden bør findes i valggruppe a (dvs. bestyrelsesmedlemmer, som ikke er ledere).
• Opdatér Medlemsservice og roller, således at nye bestyrelsesmedlemmer får mails sendt til bestyrelsesmedlemmer osv.
• Sørg for at udsende referatet til de stemmeberettigede.
• Sende gruppens regnskab og generalforsamlingsreferat til distriktschefen inden 1. april på valdemardistriktchef@gmail.com.
• Sørg evt. for at nye bestyrelsesmedlemmer får folderen ‘Håndbog for gruppebestyrelser’ – så er de godt klædt på til deres rolle.

Denne guide er sammensat ud fra egne erfaringer og med inspiration fra udviklingskonsulenternes materialer, du finder her: